【ERP知识分享】ERP物流中的物料状态

文章来源:盟思软件    时间:2016-12-26 15:25:15
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ERP物流中的物料状态

即使是在理想的状态下,物流在工厂内部也很难形成单向的流动。退货、外协、返工等等给物流的管理增加了难度,该用什么参数来描述才能真实反映物流的真实情况呢?

工厂ERP的运行,就是对物流、资金流和信息流的集成管理。物流是主线,带动了资金流和信息流。如果想把握住物流这条主线,就必须清楚在任何时刻,构成物流主线的点——物料的状态。

从三个维度描述物料状态

一般使用质量、位置、成本这三个维度来描述物料的状态。

对于描述物料的维度,质量通过库存的状态来描述,位置通过物料所在的库区来描述,成本通过单据来描述。在实际的仓库和ERP系统内,质量和位置两者可以是统一的,也可以是独立的。一般的ERP系统内都可以设立任意多的库区,也可以描述合格、不合格、待检验甚至更多的质量状态。

以待检库为例:

   ①如果现实仓库中设置单独的待检库区域,那么在判定质量状态以后,就需要按照不同的结果转移到不同的库区,同时反映在ERP系统内,但是来回的搬运会增加运输成本。

   ②如果现实仓库内不设置单独的待检库区域,那么在判定质量状态以后,就需要按照不同的结果在物料上用不同的标识来区分,同时反映在ERP系统内,这对仓库的管理水平有一定的要求。

   ③两种不同的处理方式在ERP系统内的信息量是相同的,都是通过单据对质量状态和库区的变化进行了处理。

成本的变化也是通过单据来实现的。  

物流各环节如何利用三个维度?

1、采购物流。当采购的物料到达仓库的时候,物料在工厂内部的旅程就开始了。对于绝大多数没有实现JIT的工厂来说,供方的质量能力没有达到足够的高度,因此必须对供方的送货进行验证。

首先根据在ERP系统有效的采购订单(或者采购订单生产的入库单),核对与供方的送货单是否相符,如供方、物料、数量等,无误后接受,存放到待检验区域,并发出送检指令,此时的物料尚不属于工厂所有。

经检验员验证后的物料,可以判断为三种质量状态,按照不同的质量状态要进行不同的处理:

   ①合格,转移到ERP系统内指定的库区库位,并进行估价入库或者购买入库的处理。

    ②不合格,在ERP系统内做数量退货处理,并通知供方退货。

    ③让步接收。让步接收又分为如下几种方式:

a、降级使用。这是指物料有瑕疵,但是不影响最终成品的质量。在ERP系统内作为合格物料接收,存放到指定的库区库位,并进行估价入库或者购买入库的处理。但是有两个问题需要注意:一是降级使用一般来说会有价格上的差异,这部分差异应该由供方来承担,因为供方提供的物料不能完全满足工厂的质量要求。二是降级使用后,在ERP系统内可能会变成不同的物料,这种情况在原材料方面发生的比较多,需要进行转换处理。

b、挑选使用。就是对该批物料进行全部检验,合格的入库,不合格的退货。这里也存在一个挑选的人工费用问题,需要索赔处理。

c、返工返修。这里的返工返修,操作的主体是工厂,不是供方。返工返修后需要二次检验。发生的材料费用和人工费用理论上是供方承担。

d、紧急放行。未经检验(一般是指对功能、材质的检验,比如防腐性能、耐久性等)就投入生产。这种情况确实存在,对于工厂来讲,这种方式实际是默认了该产品是合格的,而且一旦投入,就发生了实际的成本,所以应该按照合格品办理相关手续,并在物料确认合格后补充完整的资料。只是按照ISO9000-2000的标准,这种需要追溯的场合:组织应控制并记录产品的唯一性标识。这就需要在ERP系统外予以额外的关注了。

2、外协物流。外协物流与采购物流最大的区别就是材料是由工厂提供,与外协厂家只结算加工费,相当于购买加工。

外协加工对物流的关注在三个方面:

   ①提供的材料:一般来说,工厂根据外协订单提供的物料是合格的,调拨到外协仓库、外协供方借用、外协部门领用等方式都可以。虽然物料存放在外协供方,但实在ERP的系统内,材料的实际所有权还是工厂的,依然包含在工厂的存货内。所以外协加工时工厂提供给供方的物料是要有严格的管理的,需方有权利和义务定期盘点,确认物料的数量和质量。

   ②完工的产品:完工的产品是工厂与供方结算外协费用的依据。其流程管理可以参考采购物流,只是入库的依据是外协订单。

   ③提供的材料和完工的产品之间有一个定额,很多时候投入和产出并不完全对应。如果把外协加工看成自制的话,那么很容易理解如何处理多余的浪费:一是加工发票照开,不然会影响产品的加工成本的。二是对其超额报废的物料处理,不要和发票关联在一起,可以按合同约定罚款,做其他应收单,营业外收入。

还有一种变通的外协方式,工厂把物料销售给外协工厂,按照合同价格购买加工完毕的产品,其中合同价格=物料销售价格+加工费用,可以减少很多繁杂的处理工作。

3、生产线物流。对于生产线的物流,可以把下级仓库看做是上级工序的顾客,上级工序看作是下级仓库的供方,这样处理的方式就可以按照采购物流来处理了。也是按照合格、不合格、让步接收、紧急放行的方式来处理。

生产线物流与采购物流不同的有以下几点:

   ①发生不合格了或者是生产报废,需要有一个判定的过程,由检验员判断是由于材料的原因报废还是加工报废。如果是材料报废,那么供方需要承担材料、相关加工费用以及合同规定的质量赔款;如果是加工报废,那么相应的成本计入该工序。判定责任之后转移到废品仓库,处理后计入其他收入。

   ②让步接收所产生的成本,如果实施内部结算,才需要考虑成本的走向和部门的分担问题;如果没有内部结算,那么统一都进入生产成本相应的科目进行归集。

    ③返工返修在有的工厂要求必须下达返工返修定单。

   ④在制品的管理是特别要注意的,没有ERP以前,这里也始终是一个难点。因为在制品是没有物料编码的,所以只能通过该工序领用的物料数量,与该工序加工完成后入库的产品数量按照定额展开之后的物料数量对比,数量之差即作为在制品的数量基准。因为加工一般都存在损耗或报废,所以需要定期对在制品进行盘点确认。

   ⑤物料的使用一般都是按照生产订单展开的定额领用的。对于超出定额的领用,一定要有严格的审批手续。如果材料的用途能区分定额领用和超出定额领用,会起到更好的控制成本的作用。

4、成品物流。成品的物流管理相对来说比较繁琐,主要因为存在成品入库、返工出库、返工入库、销售出货、销售退货、索赔等多种流程,物流的流向比较复杂。

我来大概的描述一下各种流程的操作:

   ①成品入库:根据生产订单生成的成品入库单,检验合格后入库;不合格的返工或者报废,成本计入生产成本。

   ②返工出库:已经入库的成品检验时发现不合格的,也需要返工或者报废,成本计入存货损失。

   ③销售出货:以销售订单生产的销售出货单为依据办理出库手续,存货减少,(在途)应收增加。

   ④销售退货:销售退货的情况比较复杂,因为成品退货可能有下面几种情况独立存在或者同时存在:a、成品已经开票或者成品未开票:成品仓库的库存增加,已经开票的要红字冲销应收账款,未开票的要核销未开票数量。b、退货按照原价格或者折旧价格:按照规定的价格和数量冲销应收账款。c、有质量索赔或者无质量索赔:按照合同或者质量协议执行,成本计入销售费用。d、需要返工或者报废(报废后可能拆件利用):成本计入销售费用或者存货损失。

   ⑤索赔物流:这里提到的索赔指工厂(供方)的顾客在原材料入库、生产过程,或者成品销售之后,由于工厂(供方)的物料发生质量问题,导致顾客向工厂(供方)索赔的方式。顾客向工厂的索赔有两种方式,一种是直接扣款后,验证实物和分析原因,确认索赔的归属,另一种是先验证实物和分析原因,确认索赔的归属后,再实施扣款。不管采取哪种索赔方式,导致发生索赔的物料是关键的证物,工厂(供方)授权人的签字的文件是财务冲红的依据,剩下的就是按照合同或者质量协议执行的问题了。

   ⑥寄售:是指工厂(供方)先将货物运往寄售地,委托一个代销人(受委托人),按照寄售协议规定的条件,由代销人代替工厂(供方)进行,货物出售后,由代销人向工厂(供方)结算货款的一种贸易做法。

主要的特征如下:a、工厂(供方)先将货物运至目的地市场(寄售地),然后经代销人在寄售地向当地买主销售。因此,它是典型的凭实物进行买卖的现货交易。b、工厂(供方)与代销人之间是委托代售关系,而非买卖关系。代销人只根据工厂(供方)的指示处置货物。货物的所有权在寄售地出售之前仍属工厂(供方)c、寄售货物在售出之前,包括运输途中和到达寄售地后的一切费用和风险,均由工厂(供方)承担。

   ⑦代保管销售:和寄售比较相似,不过是工厂(供方)把自己的成品放到顾客指定的代保管仓库,也就是代销人既顾客。顾客使用多少,通知工厂(供方)开具相应数量的发票。这种方式在某些顾客比较强势的行业应用的比较普遍。

主要有以下特点:a、顾客对成品拥有实际控制权,包括成品使用权和到货计划控制。b、成品使用前,货物的所有权仍归工厂(供方)所有。c、顾客(ERP系统中)的存货包含代保管仓库的物料,但是只统计其可用数量,不核算其金额。d、发生的一切费用和风险包括质量损失,都由工厂(供方)承担,资金压力全部转移到工厂(供方)e、为了操作方便,顾客在使用成品的时候,才在成本上同时办理成品入库和出库的手续,顾客的自有仓库的数量和金额结存始终为零。月底按照使用的数量通知工厂(供方)开具发票。

需要补充一点的是,在退货索赔的过程中,由于问题产生的原因、质量判定的责任部门、公司核算方式等多方面的原因,退货所产生相关的成本和费用的走向不一定相同,笔者所提方式仅作为参考。